De koppeling bestaat uit twee losse modules:

Het updaten van ingeschreven gebruikers

De eerste module maakt gebruikt van uw GetConnector om uw ingeschreven gebruikers met Pluvo te linken. Dit betekent bijvoorbeeld dat gebruikers die binnen AFAS worden ingeschreven ook worden toegevoegd binnen Pluvo. Als er zich binnen uw organisatie al gebruikers met eenzelfde e-mail adres bevinden worden deze gebruikers automatisch aan hun tegenpolen binnen AFAS gelinkt, u kunt hiervoor ook bestaande gebruikers ook een intern AFAS ID meegeven. In alle andere gevallen worden er binnen Pluvo voor deze gebruikers nieuwe accounts aangemaakt.

Hierna zullen alle wijzigingen die u binnen AFAS doorvoert ook plaatsvinden in Pluvo. Denk hierbij aan het verwijderen van ingeschreven gebruikers, maar ook aan het aanpassen van email adressen en gebruikersnamen. U kunt hierdoor al uw gebruikers in AFAS blijven beheren.

Het doorgeven van voltooiingsdatums

De tweede module maakt gebruik van uw UpdateConnector om, zodra een gebruiker een module binnen het leerplan voltooid, de datum van de voltooiing weg te schrijven naar een door u gespecificeerd veld binnen de inschrijving in AFAS. Hierdoor kunt u automatisch per gebruiker bijhouden of en wanneer hij/zei een module heeft voltooid.

Wat moet u doen?

Voor het instellen van de AFAS koppeling met Pluvo moet u de volgende stappen doorlopen:

  1. Een GetConnector configureren en de veldnamen doorgeven
  2. Een UpdateConnector configureren en een eventuele veldnaam doorgeven
  3. Het doorgeven van de benodigde informatie aan Pluvo

In de volgende secties zal in detail worden ingegaan over de precieze acties die u per stap moet ondernemen.

Het configureren van de GetConnector.

Kies binnen het menu Algemeen in de sectie uitvoer de optie van beheer en klik daarna op GetConnector. U krijgt hierna het onderstaande scherm te zien. Open hier de GetConnector welke binnen uw organisatie voor cursus deelnemers wordt gebruikt. In ons voorbeeld is dit Deelnemer_per_cursusevenement. Zoals u in het onderstaande voorbeeld kunt zien is mogelijk om te filteren op naam om het vinden van uw GetConnector te vergemakkelijken.

Na het openen verschijnt er een nieuw scherm, klik eerst op volgende en daarna op gegevens waarna u bij het volgende scherm terecht komt.

Hier kunt u de velden van de GetConnector configureren. In het linkerscherm bevindt zich een menu met daarin alle beschikbare velden. In het rechter scherm staan alle velden die voor de GetConnector zijn gelinked.

Verplichte velden:

Voor een goede werking is de aanwezigheid van de volgende velden noodzakelijk:

  • Een naam veld.
  • Een primair email veld.
  • Een secundair email veld.
  • Een veld voor het externe ID van de gebruiker.
  • Een veld voor het externe ID van de gebruiker.

Het gebruik van primaire en secundaire velden maakt het mogelijk om voor de verschillende gebruikersgroepen verschillende email velden te gebruiken. (Bijvoorbeeld Email_Prive voor Personen terwijl Personen bij een Organisatie daarnaast nog beschikken over een Email_Werk). Pluvo checkt altijd eerst het primaire email veld en zoekt pas als deze leeg is naar het secundaire email veld. Als uw organisatie maar een enkel email veld gebruikt hoeft u dan ook geen secundair email veld te configureren.

Het toevoegen van Interne / Externe ID velden

De Interne / Externe ID velden zijn enigszins verborgen in AFAS. In tegenstelling tot de andere velden is het hier de bedoeling om een niet uitgeklapt menu item te selecteren en toe te voegen. In het onderstaande voorbeeld ziet u de waardes voor het externe id (links) en interne id (rechts) zoals ze in de standaard omgeving voorkomen.

Veld en Connector namen.

De naam van de velden in het bovenstaande voorbeeld (email primair, email secundair, …) zijn slecht voorbeelden. U kunt deze velden en zelfs de connectoren elke naam geven die u wenst - u moet deze namen wel aan ons doorgeven. Meer informatie hierover vindt u in sectie 4 van deze handleiding.

Het configureren van de UpdateConnector

Voor het configureren van de UpdateConnector is het van belang om het veld te kiezen waarnaar de voltooiingsdatum zal worden weggeschreven. U kunt hierbij kiezen voor een bestaand veld (waarbij enkel de veldnaam aan ons hoeft te worden doorgeven) of om hiervoor een nieuw veld, binnen AFAS bekend als een vrij veld toe te voegen.

Voor de laatste optie is moet u de onderstaande stappen ondernemen:

Kies binnen het menu Algemeen in de sectie beheer de optie van Management tool. U krijgt daarna het onderstaande scherm te zien. Kies daar voor Functiegroep Cursusmanagement.

Kier hierna in het linkermenu de gegevensverzameling waarop u een veld wilt toevoegen. In het onderstaande voorbeeld kiezen we voor Deelnemer per evenement. In het rechter menu ziet u alle velden welke op dit moment beschikbaar zijn voor deze gegevensverzameling. (Dit zijn er waarschijnlijk meer dan u er bij de eerdere configuratie van de GetConnector zag omdat niet al deze velden aan een connector zijn gelinkt).

Voor het toevoegen van een nieuw veld klikt u hier op Nieuw

Het onderstaande menu zal zich nu openen. Hier kunt u het veldtype, label (naam) en kolom tekst selecteren.

Veldtypes voor uw vrije veld.

Voor uw nieuwe veld kunt u gebruik maken van de veldtypes Datum en Text. Bij de laatste moet u ook een veldlengte meegeven. Voor Pluvo geldt een minimale lengte van 10 tekens.

Het doorgeven van de benodigde informatie

De Informatie voor authenticatie

Om toegang te krijgen tot uw gegevens moet Pluvo zich bij AFAS kunnen authenticeren. Hiervoor hebben wij van uw AFAS MemberId en een token nodig.

Informatie om een token te kunnen generen

Als u nog niet beschikt over een token dan moeten wij deze generen. Hiervoor hebben wij van u zowel uw API-sleutel als uw Omgevingssleutel nodig. Ga hiervoor naar Algemeen en kies daar binnen Beheer voor de optie App connector.

Hierna opent zich het onderstaande menu. U kunt hier een door de klant onderhouden App connector selecteren, of - als deze nog niet bestaat - toevoegen.

Na het openen van de App connector ziet u het onderstaande scherm. Geef de waardes van de API-sleutel en de Omgevingssleutel aan ons door. Wij zullen deze gebruiken voor het generen van een toegangstoken.

Informatie voor uw GetConnector

Voor uw GetConnector hebben wij de volgende informatie nodig:

  • De naam van de GetConnector
  • De naam van het naam veld.
  • De naam van het primaire email veld.
  • De naam van het secundaire email veld.
  • De naam van het externe ID veld.
  • De naam van het interne ID veld.

De informatie voor uw UpdateConnector

Voor uw UpdateConnector hebben wij de volgende informatie nodig:

  • De naam van de UpdateConnector
  • De naam van het veld waar wij de datum van voltooiing naar wegschrijven.

De informatie van de gekoppelde training

Tot slot hebben wij de id nodig van de training waarvan u de inschrijvingen met Pluvo wil synchroniseren. U kunt dit id vinden in het CRM menu, binnen Cursusmanagement in de optie Deelnemer per evenement.

Het nummer bij CursusevenementId (soms Evenement Id) is het nummer dat u zoekt.

Heeft u het antwoord gevonden?